Déclaration de protection de la vie privée

Responsable du traitement

En application de l’article 3 de la loi du 6 août 1990 relative aux mutualités et aux unions nationales de mutualités, les unions et les mutualités doivent créer au moins un service qui a pour but:

  a) la participation à l’exécution de l’assurance obligatoire soins de santé et indemnités, réglée par la loi coordonnée du 14 juillet 1994,

  b) l’intervention financière pour les titulaires et leurs personnes à charge dans les frais résultant de la prévention et du traitement de la maladie et de l’invalidité, ou l’octroi d’indemnités en cas d’incapacité de travail ou lorsqu’il se présente une situation dans laquelle le bien-être physique, psychique ou social peut être stimulé,

  c) l’octroi d’une aide, d’informations, d’un encadrement et d’une assistance visant la stimulation du bien-être physique, psychique et social, entre autres en accomplissant les missions précitées.

Les services visés sous les points b) ou c) doivent répondre aux critères repris à l’article 67, premier alinéa, de la loi du 26 avril 2010 portant des dispositions diverses en matière d'organisation de l'assurance maladie complémentaire.

L’Union nationale des mutualités neutres (appelée ci-après ‘UNMN’), ayant son siège social à 1060 Bruxelles, chaussée de Charleroi 145, au numéro d’entreprise 0411.709.768, agit, communément avec la Neutraal Ziekenfonds Vlaanderen (appelée ci-après ‘NZVL’), ayant son siège à 9300 Alost, Statieplein 12, en tant que responsable du traitement pour les données de l’assurance obligatoire.

Conformément au Règlement européen du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes (RGPD), la NZVL a nommé un DPO qui est en charge de la protection des données. Celui-ci est joignable à l’adresse mail suivante: privacy@nzvl.be ou par courrier à l’adresse suivante : à l’attention de la Cellule vie privée Statieplein 12 à 9300 Alost.

Pourquoi et sur quel fondement juridique vos données sont-elles traitées?

En vue de la gestion de l’assurance obligatoire et complémentaire, l’UNMN/la NZVL traitent les données sur la base des articles 6.1. c), d), e), f), 9.2 b), c), g), h), i), j) et 87 du Règlement européen. A cet effet, nous nous basons, entre autres, sur les lois spécifiques suivantes et leurs arrêtés d’exécution:

  • Loi du 6 août 1990 relative aux mutualités et aux unions nationales de mutualités en matière de l’assurance obligatoire et de l’assurance complémentaire;
  • Loi concernant l’assurance obligatoire soins de santé et indemnités, coordonnée le 14 juillet 1994, AR du 3 juillet 1996 et autres;
  • Loi du 15 janvier 1990 relative à l'institution de la  Banque carrefour de la sécurité sociale. AR du 4 février 1997 et autres;
  • Loi du 26 avril 2010 portant des dispositions diverses en matière d'organisation de l'assurance maladie complémentaire;
  • Loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, et AR du 5 décembre 1986 relatif à l’utilisation du numéro d’identification du Registre national en assurance maladie et invalidité;
  • Loi du 21 août 2008 concernant la plateforme eHealth;
  • Loi du 11 avril 1995 visant à instituer la Charte de l’assuré social;
  • Loi du 22 août 2002 concernant les droits du patient.

Dans le cadre de l’assurance obligatoire, l’UNMN et la NZVL traitent toutes les données à caractère personnel, tant des membres de la NZVL que des prestataires de soins, nécessaires à l’exécution de leurs missions et objectifs, à savoir:

Pour l’assurabilité des membres: gestion des droits au remboursement (intervention majorée et maximum à facturer) en soins de santé, en tant que titulaire ou personne à charge;

Pour les interventions en soins de santé en Belgique ou à l’étranger, en tant que membre des mutualités neutres ou comme prestataire de soins: gestion de toutes les prestations de services, prévention et livraisons, remboursables ou non, dispensées en Belgique ou à l’étranger par des prestataires et établissements de soins agréés, et communiquées à la NZVL;

Pour les accords du médecin-conseil en vue de certains soins de santé et certaines livraisons, entre autres les dossiers de rééducation;

Pour la gestion des dossiers indemnités: incapacité de travail, évaluation, trajet de réintégration socio-professionnelle, paiement;

Pour la gestion des contentieux: contestations de décisions de la NZVL ou de l’Institut national d’assurance maladie et invalidité (appelé ci-après ‘INAMI’), récupération de montants indus, récupérations de soins de santé et indemnités causés par un tiers responsable;

Pour les informations proactives ou non et l’encadrement de personnes, éventuellement via le service social, pour qu’ils puissent pleinement faire valoir leurs droits et afin de stimuler leur bien-être physique, psychique et social;

Dans le cadre de l’assurance complémentaire, la NZVL et l’UNMN traitent toutes les données à caractère personnel, tant des membres des Mutualités Neutres que des prestataires de soins, nécessaires pour vous faire bénéficier des services et avantages suivants : 

Le service vacances des Mutualités Neutres;
Le service des séjours de repos et de convalescence;
Le service des soins urgents à l’étranger;
Le service d’épargne prénuptiale;
Les avantages et services tels que le remboursement de l’affiliation à un club sportif, la location et la vente de matériel sanitaire, …

En général, ces données sont traitées:

Pour gérer votre contact avec nos services, peu importe le canal utilisé;
En vue d’une gestion correcte et de l’amélioration de nos services et du système de sécurité sociale et de santé publique, et pour la lutte contre la fraude grâce aux audits, enquêtes, examens et études scientifiques, statistiques et historiques et grâce aux mesures de sécurisation et de protection des données, des biens et des personnes;

Dans le cadre de nos intérêts justifiés pour des raisons de Direct Marketing. Vous pouvez à tout moment émettre des réserves sur ces traitements dans l’information même ou en envoyant un message à privacy@nzvl.be.

Pour satisfaire à nos obligations légales, à savoir en tant qu’organisme assureur à l’égard de l’Office de contrôle des mutualités, de l’INAMI et de la Banque carrefour de la sécurité sociale;
Lors de la participation à un concours, vous trouverez le règlement du concours ici.

En tant que Neutraal Ziekenfonds Vlaanderen, nous prévoyons une vidéosurveillance dans nos immeubles, conformément à la loi du 21 mars 2007 réglant l'installation et l'utilisation de caméras de surveillance. Le but de ces caméras de surveillance est de garantir la sécurité de nos biens, de nos immeubles, de notre personnel et de nos visiteurs.

La présence de caméras de surveillance est toujours signalée au moyen de pictogrammes. Lorsque vous vous rendez à un endroit où des caméras de surveillance sont présentes, il se peut que vous soyez filmé et que, par conséquent, vos données personnelles soient traitées. Seules les personnes habilitées ont accès aux images enregistrées. Les images sont automatiquement supprimées après 30 jours si elles ne contribuent pas à la preuve d’un délit, d’endommagement, de nuisances. Si, toutefois, tel était le cas, les images peuvent être conservées plus longtemps en vue de l’examen. Dans ce cas, les images peuvent également être transférées aux services de police ou aux autorités judiciaires.

Ce site web utilise un logiciel de chat en direct. Ce logiciel utilise des "cookies", des fichiers de texte qui sont stockés sur votre ordinateur et qui permettent d’avoir une conversation personnelle avec vous sous forme de real-time chat sur le site web. Les données récoltées ne sont pas utilisées pour identifier le visiteur personnellement et ne sont pas non plus fusionnées avec des données à caractère personnel concernant le teneur du pseudonyme. Les données sauvegardées sont les données que vous communiquez vous-même (comme le nom et l’adresse mail) et les chats qui ont lieu avec nous. Par ailleurs, l’adresse IP, les versions de navigateur et les moments sont enregistrés automatiquement afin de mieux pouvoir vous aider lors d’un chat. Vous pouvez à tout moment nous faire savoir que vous souhaitez supprimer votre histoire chat.

Vous retrouverez toutes les informations concernant nos cookies sur cette page.

Quelles sont les données traitées?

En fonction des services auxquels vous faites appel ou des informations que vous nous communiquez, l’UNMN/la NZVL peuvent traiter les données personnelles suivantes:

  • données d’identification (noms, adresse, numéro de téléphone, ...);
  • particularités financières;
  • données physiques (taille, poids, ...);
  • données psychiques;
  • caractéristiques personnelles (âge, sexe, état civil);
  • matériel visuel;
  • composition de ménage;
  • affiliations (aux mutualités);
  • caractéristiques de l’habitation (par exemple pour le service social);
  • emploi, données relatives à la pension;
  • prises de son (via des contacts avec notre call center);
  • données sur la santé;
  • données du Registre national: numéro national et données d’identification;
  • données de la Banque carrefour de la sécurité sociale: données sociales.

Quelles sont nos sources d’information?

Vos données émanent essentiellement de:

  • vous-même, de votre représentant légal ou de chacun mandaté par vos soins;
  • prestataires de soins (hôpitaux, médecins, ...) que vous avez consultés, notamment via le régime du tiers payant;
  • la Banque carrefour de la sécurité sociale et tout autre établissement public actif dans la sécurité sociale;
  • l’INAMI.

Qui traite vos données?

Toutes ces données sont traitées par du personnel compétent qui est contractuellement soumis au secret professionnel.

A qui vos données peuvent-elles être communiquées?

Vos données personnelles peuvent être communiquées :

  • à vous-même et/ou à vos représentants légaux (administrateur provisoire inclus) ou à votre représentant (conseiller professionnel, avocat, médiateur, ...) mandaté à cet effet, sur votre demande, directement ou par un professionnel de la santé;
  • à vos professionnels de la santé, sur votre demande;
  • à votre mutualité;
  • sur votre demande, à notre SMA HOSPIPLUS, et en cas de soins urgents à l’étranger, à MUTAS;
  • sur votre demande, à COMFOPLUS;
  • sur votre demande, à la Neutrale Zorgkas;
  • sur votre demande, à Krunsj;
  • sur votre demande, à MN Vacances;
  • sur votre demande, à I-Mens;
  • sur votre demande, au Poetsbureau;
  • aux institutions de sécurité sociale: le Collège intermutualiste national, la Banque carrefour de la sécurité sociale, Fedris, l’ONEM, la caisse des allocations familiales en cas de saisies et de renonciation en application de l’article 1410 § 4 du Code judiciaire;
  • à l’Office de contrôle des mutualités et à l’INAMI dans le cadre de leurs missions de contrôle légales;
  • à notre réviseur d’entreprise et nos auditeurs externes, qui sont tous liés par une obligation de confidentialité;
  • à nos avocats et à la justice, en cas de contentieux;
  • à toute institution pouvant vous accorder un avantage si vous bénéficiez d’un statut privilégié (voir volet ‘Profilation’);
  • à Manufast ou à Bpost pour l’envoi de nos courriers;
  • à un tiers dûment autorisé (par la loi, un contrat, autorisation);
  • à vos créanciers dans le cadre d’une procédure d’exécution.

Vos données sont-elles transférées à des pays en dehors de l’Espace économique européen (EEE) ?

Vos données peuvent être envoyées à l’étranger si:

  • tel est stipulé dans l’assurance obligatoire;
  • tel est nécessaire à l’exécution des mesures précontractuelles prises à la demande de l’intéressé;
  • tel est nécessaire à la protection des intérêts vitaux de l’intéressé;  
  • tel est nécessaire à la signature ou à l’exécution d’un accord conclu dans l’intérêt de l’intéressé ou à la signature d’un accord encore à conclure avec un tiers;
  • ou exceptionnellement si vous vous y êtes rallié explicitement.

Pendant combien de temps vos données sont-elles conservées?

Vos données d’identification sont conservées dès votre inscription auprès de la mutualité jusqu’à l’issue du délai de conservation légal lors de votre départ vers une autre mutualité ne faisant pas partie des mutualités neutres, de votre décès ou de votre départ à l’étranger.

En général, vos données sont conservées conformément à la législation, selon les directives et circulaires que nous recevons de la part de l’INAMI. Le début de ce délai peut varier d’une législation à une autre.

Exception: conformément à la déontologie médicale, vos données médicales sont toujours conservées jusqu’à trente (30) ans après votre dernier contact avec la NZVL.

Quels sont vos droits?

Conformément à la législation, vous avez le droit de confirmation que vos données sont traitées par l’UNMN/la NZVL, et le droit d’accès à vos données. A cet effet, vous pouvez envoyer une demande écrite, datée et signée à notre Data Protection Officer (par mail:  privacy@nzvl.be ou par la poste: à l’attention de la Cellule Vie Privée Statieplein 12, 9300 ALOST), à laquelle vous joignez une copie du recto de votre carte d’identité.

  • Droit d’accès à vos données personnelles: vous avez à tout moment le droit d’accéder à vos données à caractère personnel et de les consulter (y compris les objectifs de traitement, catégories de données personnelles, délais de conservation attendus).
  • Droit de rectification de vos données personnelles: vous avez à tout moment le droit de faire corriger vos données personnelles incorrectes ou de faire compléter vos données personnelles incomplètes.
  • Droit de suppression des données: vous pouvez demander de faire effacer vos données personnelles de nos systèmes. Cependant, des obligations contractuelles ou légales nous empêchent parfois de donner suite à la demande d’effacer des données personnelles. Nous tenons compte de ces obligations lors de notre réponse à votre demande.
  • Droit d’opposition: vous avez le droit de faire opposition contre le traitement de vos données personnelles si le traitement a lieu en vertu d’un de nos intérêts légitimes ou en vertu de l’intérêt général. Dans ce cas, nous mettrons fin à ce traitement, sauf si nous pouvons démontrer qu’il y a plus de raisons légitimes impérieuses pour la continuation du traitement ou pour la protection de nos droits dans le cadre des contentieux juridiques.
  • Droit de retrait de votre autorisation: vous pouvez à tout moment retirer votre autorisation pour le traitement de vos données personnelles que nous avons récoltées avec votre autorisation.
  • Droit de ne pas être soumis à une décision automatisée: vous avez le droit de ne pas être soumis exclusivement à une conclusion automatisée, y compris le profilage. En effet, certains traitements de données (voir ci-après) se font de manière entièrement automatisée, sans l’intervention d’un collaborateur. Si vous n’êtes pas d’accord avec le déroulement d’un processus entièrement automatisé, vous pouvez nous contacter via l’adresse reprise ci-avant. Ainsi, vous pouvez néanmoins demander l’intervention d’un collaborateur ou communiquer la raison pour laquelle vous contestez ce mode de travail.
  • Droit à la restriction du traitement: dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir la restriction du traitement de vos données personnelles. Nous continuons la sauvegarde de vos données, mais nous en limiterons l’utilisation. Ainsi, vous pouvez, par exemple, introduire cette demande si vous estimez que vos données personnelles sont incorrectes ou si leur traitement par nos soins n’est pas justifié. Nous ne devons donner suite à ces demandes que dans des cas spécifiques, tels que définis par la loi.
  • Droit de transmissibilité de données: vous avez le droit d’obtenir vos données personnelles traitées par nos soins sous un format structuré, généralement utilisé et digital et/ou de faire parvenir ces données directement à un autre responsable du traitement.
  • Droit de déposer plainte: si vous estimez à un moment quelconque que nous portons atteinte à votre vie privée, vous avez toujours le droit de déposer plainte auprès de l’autorité de supervision belge:

Autorité de protection des données

Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles

Tél: +32 (0)2 274 48 00

E-mail: contact@apd-gba.be

Pouvez-vous retirer votre autorisation?

Supposé que le traitement de vos données soit basé sur votre autorisation, vous avez le droit de retirer celle-ci à tout moment et sans aucune justification.

Cependant, la loi oblige l’UNMN/la NZVL à gérer les données personnelles en vue de l’exécution de l’assurance obligatoire et complémentaire.

Etes-vous soumis aux décisions individuelles automatisées, profilage inclus?

Vous êtes soumis aux décisions automatisées dans les cas suivants:

  • accord des codes titulaire CT1/CT2 qui permettent de déterminer les droits auxquels peuvent prétendre les bénéficiaires en matière de remboursement des soins de santé. Ces droits dépendent du régime sous lequel vous tombez, de votre statut et du fait si vous avez droit à l’intervention majorée.
  • accord de l’intervention majorée (BIM): en application de l’AR sur l’intervention de l’assurance majorée, telle que visée à l’article 37 § 19 de la loi sur l’assurance obligatoire soins de santé et indemnités, certains assurés ont droit à une intervention majorée de la mutualité pour les prestations de soins de santé. Le droit à l’intervention majorée peut être accordé dans deux situations différentes:
    • le droit automatique: sur la base d’un avantage ou d’une situation, sans que les intéressées doivent introduire une demande à cet effet et sans enquête des revenus.
    • après examen des revenus: lorsqu’une personne faisant partie d’un ménage BIM a introduit une demande officielle, la mutualité examine les revenus sur la base d’une déclaration sur l’honneur, accompagnée de toutes les pièces probantes nécessaires et signées par tous les membres du ménage BIM.
  • Dans le cadre de l’assurance maladie et invalidité, une personne ayant droit à l’intervention majorée peut prétendre à: 
    • un remboursement supérieur des soins de santé, et donc une diminution du ticket modérateur.
    • une diminution de la quote-part personnelle pour les hospitalisations: la quote-part personnelle pour hospitalisations est la partie du prix du jour de l’hospitalisation qui tombe à charge de l’assuré. Pour les bénéficiaires à l’intervention majorée, cette quote-part est diminuée.
    • le régime du tiers payant: les bénéficiaires à l’intervention majorée peuvent bénéficier, sans autres formalités à remplir, du système où la mutualité paie leurs soins de santé directement au prestataire de soins. Le droit au tiers payant est repris sur la carte isi+ ou sur une attestation de la mutualité.
    • le maximum à facturer: certains bénéficiaires de l’intervention majorée ne paient pas plus qu’un certain plafond par an en tickets modérateurs.
  • Outre l’intervention majorée pour les soins de santé, le bénéficiaire de l’intervention de l’assurance majorée peut parfois également prétendre à d’autres avantages financiers, destinés uniquement aux personnes qui satisfont à certaines conditions de la ‘qualité sociale’ et des revenus:
    • tarif social pour les transports publics (TEC, SNCB, MIVB, De Lijn);
    • accès à une intervention du fonds social chauffage du CPAS;
    • tarif social téléphone;
    • dispense de la taxe de la Région bruxelloise;
    • avantages accordés par certaines communes (sacs-poubelles gratuits ou diminution de la taxe sur l’environnement);
  • MAF: en principe, le maximum à facturer est composé d’un dispositif financier pour les familles confrontées à des dépenses parfois très élevées en soins de santé. Si le ticket modérateur à votre charge dépasse un certain plafond, votre mutualité rembourse automatiquement à 100 % le ticket modérateur qui dépasse ce plafond pour toutes les prestations dispensées dans le cadre du maximum à facturer. Le plafond qui vous est accordé, dépend des revenus de votre ménage (tel que composé au Registre national au 1er janvier et donc connu auprès de votre commune), sur la base des revenus qui vous ont été octroyés il y a 3 ans. Il existe également un maximum à facturer spécifique pour les enfants et enfants handicapés.
  • Déclaration d’accident: la NZVL peut, sur la base des informations reçues via le régime du tiers payant, vous envoyer sur propre initiative un document en vue de la déclaration d’un accident.
  • Décision de prise en charge/intervention après une notification par un prestataire ou un établissement de soins.
  • Blocage des indemnités lorsqu’un assureur accidents du travail fait savoir qu’il les prend en charge.

Tout comme une cinquantaine d’autres mutualités, la NZVL emploie des Community Health Workers (CHW). Ces CHW ont pour tâche de prévoir l’encadrement nécessaire pour les personnes qui se trouvent dans des situations sociales vulnérables et de les guider vers et au travers des soins de santé belges. Ils recherchent ces personnes et les contactent afin de les informer au sujet de la santé et des soins de santé. A cet effet, des données à caractère personnel sont également traitées.